Comment vos espaces collaboratifs incarnent le changement
Efficacité
Quoi que vous en pensiez, vos lieux de travail impactent vos collaborations
Par essence, les éléments d’un même système sont imbriqués et interagissent les uns sur les autres.
Nous adaptons nos espaces de travail pour qu’ils répondent à nos besoins individuels et collectifs. Nos bureaux sont nos outils de travail au même titre que nos ordinateurs ou autres matériels.
De la même manière, si nous posions l’hypothèse que nos espaces de travail influencent nos collaborations, qu’est-ce que cela impliquerait pour vous ?
Nos liens à nos espaces de travail
Habituellement les collaborateur·rice·s des entreprises n’interviennent pas ou peu sur l’aménagement de leurs espaces de travail. Leur champ d’action se restreint souvent à leur bureau personnel. On observe ainsi souvent de nombreux petits éléments de décoration, de photographies ou dessins, de citations positives sur les bureaux de chacun.
L’individu s’approprie ainsi son espace, en fonction de sa personnalité, de son activité et de son besoin d’intimité ou de protection.
Ces éléments divers peuvent mener à une surcharge visuelle – plus ou moins forte, agréable ou gênante pour les collègues selon les cas.
Mais au-delà de nos espaces individuels, qu’en est-il de nos espaces collectifs ? Comment les influençons-nous ? Comment les adaptons-nous pour qu’ils aident et soutiennent notre activité quotidienne ?
Petit retour en arrière
Notre histoire du travail vient directement de la révolution industrielle et du développement des usines et espaces de production. Au sein de ceux-ci, la fonctionnalité, puis l’ergonomie des outils de production et des flux étaient au cœur des préoccupations. Toute transformation structurelle était réfléchie longuement, car elle portait des coûts et des impacts forts sur l’organisation même du travail.
Notre lien à nos bureaux vient de cet héritage.
Il est empreint des injonctions liées à notre société et à notre culture, sur l’efficacité, la représentation de l’autorité, la place de l’individu, et ainsi de suite
Nous sommes ainsi captifs de nos espaces, incapables de les transformer pour qu’ils nous ressemblent, enfermés dans des projections de ce que doit être une salle de conférence ou un bureau « professionnel » (autrement dit « sérieux »).
Combien de fois l’exemple des bureaux Google vient sur la table quand nous parlons de nouveaux types de bureaux. « On n’est pas Google ici ». (avouez que vous y avez également pensé).
Pourtant aujourd’hui, dans des entreprises de services, nos espaces de travail pourraient se transformer pour répondre à de nouvelles tendances de société. Et je ne parle pas uniquement de peindre un mur en orange et de mettre un baby-foot à la cafétéria.
Comment une démarche intégrée entre vos dynamiques d’équipes peut se refléter et venir transformer vos espaces de travail et de collaboration et vice et versa ?
Là où l’exemple Google est intéressant c’est dans le lien qu’ils présentent entre l’image de leur entreprise et l’application concrète à leurs lieux professionnels – sur les bons comme sur les mauvais côtés d’ailleurs.
Co-créer un environnement de travail qui stimule notre productivité, notre équilibre, notre sentiment d’appartenance à notre équipe et à notre organisation.
Et si nous nous projetions autrement ?
Nous sommes finalement bien moins captifs que nous le pensons souvent.
Les coûts et impacts des changements d’aujourd’hui pourraient être plus légers, si nous vivions nos bureaux autrement.
Une autre approche permettrait de :
- Se réapproprier nos espaces de travail comme des espaces de travail et de vie qui soutiennent et nourrissent votre énergie au quotidien, vous ressemblent et portent votre image de marque à vos clients et partenaires, réunissent et relient vos collaborateur·rice·s
- Se libérer des mauvaises habitudes (en termes de stockage par exemple ou de mauvais rangement) et transformer nos espaces pour transformer nos pratiques
- Nourrir les espaces de rencontres formels et informels – pour favoriser des échanges efficaces, constructifs et qui stimulent les relations professionnelles
- Mettre en œuvre des mesures simples et non coûteuses pour des bureaux vivants, des espaces d’accueil qualitatifs, des salles de réunion dynamiques
- Tester de nouvelles manières de faire et faire évoluer vos espaces avec les évolutions de vos activités
- Rendre visibles les changements souhaités dans les fonctionnements. Nos bureaux sont ce que nous voyons au quotidien – à eux d’incarner et de donner vie à notre image et à nos valeurs.
Et chez vous ?
Quelles formes prennent vos espaces de collaboration ?
Vous ressemblent-ils ?
Ressemblent-ils à ce que vous souhaitez pour votre organisation, vos collègues ou vos clients ?
Vos espaces sont-ils un véhicule pratique et ergonomique de votre activité professionnelle ou vont-ils au-delà ?
Sont-ils nourrisseur de liens et d’appartenance ?
ASK – et si vous l’aviez demandé avant?
Efficacité
« Il n’y a pas de bonne ou mauvaise étoile… Il n’y a que des gens qui savent lire le ciel. »*
Questionner est une manière de lire et d’interpréter notre ciel-
D’où l’importance de savoir regarder, de savoir écouter, de savoir questionner le monde autour de nous pour avoir les meilleures informations et pour comprendre le mieux possible ce qui nous entoure.
Et ainsi pour ouvrir toutes les portes, ouvrir toutes les opportunités, ouvrir tous les nouveaux mondes.
*interprétation personnelle de cette citation attribuée au Dalaï-Lama : « Il n’y a personne qui soit né sous une mauvaise étoile, il n’y a que des gens qui ne savent pas lire le ciel. »
Lors de mes années en tant qu’enseignante en HES auprès d’étudiants entre 18 et 25 ans, je faisais régulièrement cette petite expérience…
Pour préparer mes étudiants à leurs examens, je leur annonçais simplement que lors du prochain cours, à 11h précisément, je leur ouvrirai un chrono de 10 minutes. 10 minutes pendant lesquelles ils pourraient me poser toutes les questions qu’ils souhaitent sur le contenu de l’examen à venir. Seules conditions:
- Le chrono dure 10 minutes pas une de plus. Aucune réponse ne sera donnée en dehors de ce créneau horaire.
- Je dois pouvoir répondre par oui ou par non à la question. Sans donner plus de détails.
Vous me voyez venir… En tant qu’enseignante de marketing, je souhaitais les stimuler à poser des questions. Des questions utiles et constructives pour leur simplifier les révisions d’examens.
Résultat des courses:
- Ils n’avaient jamais préparé leurs questions à l’avance. Les questions fusaient à chaud pendant les 10 minutes.
- Ils me posaient des questions pour lesquelles ils avaient déjà les réponses (du style «y aura-t-il des points négatifs dans le qcm? » la réponse figure par écrit dans les consignes de l’examen qu’ils reçoivent en début de semestre)
- Ou des questions tellement générales que la réponse ne leur servirait à rien (par exemple – «y aura-t-il des questions sur le chapitre 3?» mon cours contenant 5 grands chapitres, évidemment que les questions allaient concerner tous les chapitres.)
Bref… ils ne ressortaient pas grand-chose d’utile de ces 10 minutes.
Juste après je leur donnais des exemples de ce qu’ils auraient pu me demander– malheureusement pour eux le chrono étant fini. Les réponses étaient perdues.
Chaque année, à ma grande surprise, les résultats de cet exercice étaient similaires.
L’enseignement que j’ai ressorti de cela est que
- nous sommes entraînés, formés, conditionnés même à écouter pour donner des réponses – et surtout les bonnes réponses
- nous avons perdu de vue l’art de poser des questions et surtout les bonnes questions.
Ce n’est pas parce qu’il y a un point d’interrogation à la fin d’une phrase que c’est une question…
Pour aller encore un cran plus loin, Frédéric Falisse – spécialiste français de ce qu’il appelle la questiologie – souligne que nous utilisons uniquement 15% des possibilités des questions que nous pourrions poser.
Et cela pour 2 raisons simples:
- Le biais cognitif de confirmation. Ce besoin fondamental de consolider ce que nous pensons déjà. Il nous fait poser des questions pour confirmer et vérifier notre vision, notre perception du monde.
- Car nous voulons comprendre.
Ce verbe vient du latin comprehendere – saisir avec, saisir avec intelligence pour ramener dans un tout cohérent. Comprendre pour faire entrer l’information dans notre carte du monde. C’est ce qui nous pousse à la question « pourquoi as-tu fait cela? ». Et c’est ainsi à l’autre de se justifier, de s’expliquer.
Mais alors, c’est quoi une bonne question?
A vous de voir, selon les cas la bonne question peut varier. Ceci étant, une bonne question va toujours nourrir l’un ou l’autre de ces 2 objectifs:
- Vous donner une réponse qui vous est utile à vous
- Ouvrir et/ou entretenir le dialogue, relancer la discussion de manière à soit nourrir le lien à l’autre, soit d’aller plus loin dans l’échange
Simplement une bonne question est utile!
Le dicton affirme qu’il n’y a pas de questions bêtes. C’est vrai et faux à la fois.
Une question bête est une question qui agace ou blesse votre interlocuteur, qui coupe l’échange.
Pire encore sont les questions qui sont en fait des réponses ou des avis plus ou moins cachés, voire des jugements latents.
Quelques règles pour de bonnes questions:
- Préparez vos questions!
Demandez-vous ce que vous avez besoin de savoir pour avancer. Travaillez vos questions. - Sachez questionner au bon moment.
Choisissez le lieu et le temps propices. Assurez-vous que notre interlocuteur est dans de bonnes conditions. - Questionnez-vous vous-mêmes, c’est le meilleur exercice pour apprendre à questionner les autres.
Entraînez-vous. Poser des questions est un acte quotidien et paradoxalement un muscle souvent atrophié. Cette compétence se travaille et se développe. - Que votre intérêt et votre curiosité soient sincères.
Une question sincère et réelle ne froissera pas votre interlocuteur. Elle nourrira - Ne vous gênez pas. Questionner n’est pas interroger.
Assumez le fait de poser des questions, ce n’est pas un interrogatoire, les gens aiment parler d’eux. Laissez-leur simplement leur libre-arbitre, ils peuvent choisir de ne pas répondre.
Finalement, je conclurai sur ce qu’un grand patron d’une multinationale disait toujours lors de conférences auprès de nouveaux collaborateur·rice·s de son entreprise : «Si vous ne comprenez pas quelque chose qu’on vous demande de faire, ne le faites pas. Questionnez. Questionnez aussi longtemps que vous ne comprenez pas pourquoi faire cette tâche. Dans cette entreprise on ne vous reprochera jamais de poser des questions, par contre on vous reprochera de faire sans y donner du sens.» Accessoirement c’est également l’un des préceptes du questionnement socratique. Citer Socrate, ça fait smart, mais c’est moins concret non?
RÉUSSIR... mais encore...
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Le fil rouge de mes activités et de ce site, c’est la stratégie de réussite qui vous ressemble.
Mais réussir… quel grand mot… veut-il encore dire quelque chose?
Que veut-il dire pour vous?
Pour moi, tout a commencé avec cette image:
Entrez dans le FLOW… certains disent que c’est le secret du bonheur…
D’autres disent que Mihaly Csikszentmihalyi, chercheur et auteur de ce modèle, aurait pu obtenir un prix nobel pour celui-ci, si son nom n’avait pas été aussi diablement compliqué à dire et surtout à écrire!
Le flow c’est cet état, j’oserai presque dire cette émotion, dans laquelle nous entrons quand nous sommes concentrés sur une tâche avec facilité, que le temps s’étire, que nous sommes fiers des résultats obtenus, à tel point que nous sortons de cette tâche plus énergétisés et avec cette vibration particulière… Vous voyez ce que je veux dire?
C’est aussi maintenant un outil concret et pratique pour mesurer quels types d’activités nous mettent dans quels types d’émotions. Parler d’émotions dans le monde du travail, cela devient intéressant du moment que nous lions étroitement notre capital d’énergie à nos émotions. Que les «bonnes» émotions nous rechargent et que les «mauvaises» nous épuisent. Dans le monde d’aujourd’hui où burn-out (perte d’énergie et de ressources), bore-out (perte d’intérêt) et brown-out (perte de sens) nous guettent, questionner nos émotions au travail est un outil de durabilité et d’écologie personnelle.
Vous voulez en savoir plus? Voyez ci-joint le TEDtalk de l’auteur himself ou contactez-moi.
La méthode pomodoro ou comment une tomate vient sauver votre productivité
Efficacité
Il y a des moments, des journées, où il faut abattre du travail. Les tâches sont précises et les délais clairs. J’ai 3h à disposition pour préparer le rdv commercial de cet après-midi, finaliser ma présentation de demain matin et régler 3 détails administratifs. C’est serré, mais ça peut jouer. SI et seulement si je suis concentrée et ne me laisse pas interrompre par… au hasard… mon téléphone, un whatsapp, un email, un autre sentiment de tâche urgente. Et c’est là que la TOMATE est votre alliée.
La méthode est simple.
Découpez vos tâches et votre temps en tranches de 25 minutes. 25 minutes = une tomate*
Et pendant ces 25 minutes – attention, ni plus ni moins – vous n’êtes concentré que sur la tâche en cours – et aucune autre. Tout mail ou téléphone entrant attendra la fin de la tomate.
L’une des clefs de la réussite de la méthode, c’est le minuteur. Vous lancez un minuteur sur 25 minutes et après 25 minutes, il sonne, et vous arrêtez la tâche.
Entre chaque tomate 2 à 3 minutes de pause. Relevez la tête de votre écran, respirez, levez-vous, faites 3 pas. Regardez emails et messages. Et après 3 minutes, lancement de la tomate suivante. Toutes les 3 à 5 tomates (donc toutes les 1h30 à 2h30), une pause plus longue de 15 à 30 minutes.
Les avantages de cette technique sont les suivants:
– Focus focus focus. L’interruption générée par un email entrant, même si vous ne faites que 3 clics pour aller « vite voir » de quoi il s’agit, vous fait perdre votre concentration. 5 secondes d’interruption sont en fait 5 à 10 minutes de perdues car votre cerveau partage alors sa concentration sur plusieurs sujets (oui, il sait le faire, mais cela génère plus de fatigue et moins de productivité)
– La concentration, c’est bien, mais pas trop longtemps non plus! 25 minutes est le temps de concentration idéal. Après notre corps fatigue et a besoin d’une coupure. Même microscopique (3 minutes, il n’y a pas le temps d’aller se faire un café) cette coupure aide à se régénérer.
– Autre avantage majeur. Vous découpez vos tâches. Cela vous donne une vision claire de où il faut aller et de ce qui doit être fait.
Une phrase célèbre disait: « People often complain about lack of time, when the lack of direction is the real problem. »
– Et last but not least: vous mesurez votre avancement. Et ça, notre cerveau apprécie. Quand à la fin d’un tour de 3 tomates, vous voyez les tâches accomplies, ce sentiment de satisfaction là, c’est ce qui vous permet de continuer à avancer et justement de ne pas vous sentir dépassés!
Autres domaines d’application clef: les études et la rédaction de rapports ou mémoires. La tomate est votre alliée je vous dis!
* le nom de la tomate vient des minuteurs de cuisine de l’époque… en forme de tomate. Vous en aviez un ? ma mère oui!
